Egyedül nem megy! Hogyan épül fel az „ideális” ingatlaniroda?

Egyedül nyitni ingatlanközvetítő irodát, vagy csatlakozni egy már működő szervezethez? Többnyire ez az első dilemmája annak, aki ingatlanos vállalkozásba szeretne belefogni. Bármelyik formát is választjuk, ahhoz, hogy versenyképesek lehessünk a piacunkon, mindenféleképpen csapatot kell építenünk magunk köré. Nézzük, hogyan is néz ki egy „ideális” ingatlanos csapat.

Az utóbbi 10 évben az ingatlanos szakma óriási változáson ment keresztül. Kezdetben mappás ügynökként is lehetett vállalkozást sikeresen üzemeltetni, de a piaci környezet, a konkurencia jelenléte, az ügyfelek vásárlási szokásai, az ingatlanok értékesítéséhez szükséges módszerek és eszközök is egészen mások voltak akkoriban. Egy személyben lehetett valaki tulajdonos, irodavezető és értékesítő úgy, hogy egyik terület sem ment a másik rovására. Manapság azonban egy sikeres, dinamikusan növekvő ingatlanközvetítő vállalkozás üzemeltetése elképzelhetetlen munkatársak foglalkoztatása nélkül.

A csapattagok

A mai piaci körülmények között ahhoz, hogy valaki tartani tudja az iramot, egy jól szervezett, a maga szakterületén naprakész információkkal rendelkező, képzett munkatársakból álló gárdával kell, hogy rendelkezzen:

Irodai asszisztens: ő az a személy, aki gondoskodik arról, hogy az értékesítők által megbízásba vett ingatlanok bekerüljenek az iroda adminisztratív rendszerébe. Ő vezeti az elektronikusan és/vagy manuálisan vezetett ingatlan-nyilvántartást az értékesítők által jelzett változások szerint. Feladatai közé tartozik az ingatlanok hirdetéseinek elkészítése és eljuttatása a korábbiakban már leszerződött partnerekhez. Munkaköre kiegészül még a földhivatali ügyintézésekkel is, mint például a tulajdoni lapok és a térképmásolatok beszerzése.

Értékesítési asszisztens: az értékesítők munkáját segítő, főként előkészítő folyamatokat végző személy. Legfőbb feladata a hideghívások elvégzése, és ezek eredményeként időpontegyeztetés az értékesítők számára. A telefonhívásokkal jellemzően ingatlantulajdonosokat keres meg, akik hirdetéseit és telefonszámait valamely hirdetési weboldalról vagy nyomtatott sajtóból gyűjtötte be. Fogadja az érdeklődők telefonhívásait, valamint az értékesítő telefonjáról átirányított hívásokat abban az esetben, ha ő éppen tárgyaláson van. Feladata még az irodába időpont egyeztetés nélkül betérő ügyfelek fogadása, ha éppen nincs jelen egy értékesítő sem. Közreműködik az adásvételi szerződés előkészítésében, az adatok begyűjtésében, valamint eljuttatja a szerződést a szerződéskötő ügyvédhez.

Értékesítő/Referens: ő az aranytojást tojó tyúk, aki a csapat munkájára felteszi a koronát. Ő az, aki materializálja az eddigi folyamatok eredményét, forintokra váltja az ügyfélkapcsolatokat. Feladata kizárólag egy dolog lehet: energiát és időt nem kímélve eladni az iroda szolgáltatásait és a megbízásában szereplő ingatlanokat. Tárgyalásokra jár, helyszíni prezentációkat tart, megbízási szerződéseket köt, folyamatosan tartja és ápolja ügyfeleivel a kapcsolatot. Rendszeresen tájékoztatja a keresőit a legfrissebb ajánlatokról, megoldást keres a megoldhatatlannak tűnő problémákra. Rajta múlik, hogy lesz e fizetése a többi kollégának, és ki tudja-e a főnök fizetni az iroda fenntartási és üzemeltetési költségeit.

Értékesítési vezető: az anyja és apja egy személyben az értékesítőknek. Ő az, aki dicsér és megdorgál. Feladata az értékesítők és az értékesítési asszisztens „nevelése”. Interjúztatja és felveszi az új kollégákat, segíti őket a beilleszkedésben és az elindulásban, megszervezi a képzéseket, oktatásokat. Statisztikát készít az értékesítési eredményekről, és külön-külön minden értékesítő teljesítményéről. Motivál, meetinget tart, „szőnyeg szélére állít”. Ügyféltárgyalásokra jár a kollégáival, így is segítve munkájukat, egyben ellenőrizve teljesítményüket. Időnként lehet lelki szemetesláda és lágerparancsnok. Egy személyben felel a csapata eredményeiért, vagy esetleges eredménytelenségeiért. Az értékesítők után ő a másik kulcsfigurája a bevételek megteremtésének. Közvetlen felettese az irodavezető, aki felé „elszámolási” kötelezettsége van egy – legalább havi rendszerességgel megtartott – megbeszélés keretei között.

Irodavezető: bizonyos esetekben ezt a posztot a tulajdonos tölti be. Ha az értékesítési vezető a szülő, akkor az irodavezető a jóisten az irodán belül. Teljes felelősséggel tartozik a szervezet egésze tekintetében. Tőle indul minden, és nála is ér véget. Tárgyal, szerződéseket köt a partnerekkel, személyi kérdésekben dönt. Figyeli a piaci viszonyok alakulását, és meghatározza az új irányokat, célkitűzéseket. Napi kapcsolatban áll a vállalkozás könyvviteli feladatait végző személlyel vagy szervezettel.

Lehet egy kicsit másképp is

A fentiekben felsorolt szervezeti felépítés az optimális helyzetet mutatja. Persze vannak esetek, amikor a vállalkozás büdzséje nem teszi lehetővé, hogy minden posztot más-más személy töltsön be. Ebben az esetben nincs más lehetőség, mint összevonni feladatköröket. Ha ezt a megoldást választjuk, akkor a nagyjából azonos kategóriájú posztokat olvasszuk egymásba. Például az irodai asszisztensi és az értékesítési asszisztensi pozíciókat, vagy az irodavezetői és az értékesítési vezetői posztokat. A lényeg, hogy az értékesítőknek maradjon meg a mobilitásuk, és az ügyfelekre fordítandó kellő időmennyiségük. Az értékesítőnek az eladás a feladata, ő az, aki a bevételt hozza a cégnek. Amíg ő mással foglalkozik, például hirdetéseket ír, vagy a földhivatalba szaladgál, addig minden ügyfelezés nélkül töltött perc elvesztett üzleteket jelent a vállalkozás számára.

Cserven Gábor
ingatlanközvetítő-oktató
azingatlankozvetitesgyakorlata.hu