Milyen az ideális hely egy ingatlanirodának? Tippek választáshoz, berendezéshez

Amikor valaki arra az elhatározásra jut, hogy nyit egy ingatlanközvetítő irodát, rögtön néhány fontos kérdéssel találja magát szemben. Utcafronti üzletet nyisson, vagy egy emeleti iroda is alkalmas erre a célra? Mekkora legyen az iroda, szükség van-e több helyiségre? Milyen legyen a belső tér, milyenek legyenek a bútorok? Fontos a helyszín? Cikkemben ezekre a kérdésekre igyekszem megadni a válaszokat.

Egy ügyfél tanulságos és ellentmondásos tapasztalataival kezdem. „Nemrégiben felkerestem egy belvárosi ingatlanközvetítő irodát egy Hajdú-Bihar megyei nagyvárosban. Tipikus belvárosi, gangos társasházban voltak, ez emeletre omladozó vakolatú, dohos lépcsőházon keresztül vezetett az út. A lépcsősor végén, az egyik ajtón volt a cégtábla, amin egy útbaigazító nyíl mutatta a helyes irányt. Végigverekedtem magam a szomszédok kerékpárjain, egy-két babakocsin és néhány kisméretű szekrénykén, ami gondolom helyszűke miatt nem fért be valamelyik lakásba. Eközben azon gondolkodtam, hogy talán érdemes lenne visszafordulni, mert ez az ösvény nem valami bizalomgerjesztő. Mi várhat engem odabent, ha már a környezet ilyen viharvert.

Azonban kellemes csalódtam: az ajtón túl kulturált környezet fogadott, előzékeny és segítőkész munkatársakkal. A tárgyalás végén kimondottan örültem, hogy félúton nem gondoltam meg magam, mivel profi szolgáltatásban részesültem, ráadásul megtaláltam náluk álmaim családi házát is.”

Vajon hányan lehettek azok, akik a lépcsőházi élmények hatására inkább fel sem mentek az emeletre, el sem jutva az irodába? Vajon mennyi üzlettől esett el így a cég? A következőkben azokat a szempontokat veszem végig, ami egy iroda kiválasztásakor vagy berendezésekor fontos lehet.

1. Földszint vagy emelet?

Szakmai körökben örök vitatéma, hogy az utcafronti vagy az emeleti iroda megfelelőbb-e ehhez a tevékenységhez. Úgy gondolom, ez gyakorlatilag mindegy! Ugyanis mindkét megoldás tökéletesen megfelelő lehet, inkább az döntő, hogy a cég mit engedhet meg magának. Hiszen az emberek ritkán kapnak kedvet ingatlanvásárláshoz vagy eladáshoz séta közben, így a drága utcafronti helyiség előnyeit nehéz kiaknázni. Mivel egy ingatlan eladása vagy megvásárlása nem rutinfeladat, ezért egy nyugodt, diszkréciót biztosító környezet alkalmas erre leginkább. Akár emeleti, akár utcafronti irodával rendelkezzünk azonban, a belső kialakításra nagy hangsúlyt kell fektetnünk.

2. Hány helyiség szükséges?

Az alapkoncepció felállításánál vegyük figyelembe, hogy egy ingatlanközvetítő irodára nem jellemző a nagy ügyfélforgalom. Amikor helyiséget választ, először azt kell meghatároznia, hogy előre láthatólag mekkora létszámmal működik majd az iroda, hogy milyen posztokat akar létrehozni. Amennyiben több értékesítővel és külön adminisztrációval dolgozik, érdemes számukra külön helyiségeket berendezni, hogy ne zavarják egymást a napi munkában.

Szükség lesz egy olyan helyiségre, tárgyalóra is, ahol megfelelő diszkréciót tud biztosítani az ügyfeleknek egy-egy személyesebb hangvételű megbeszéléshez, vagy pénzügyi tranzakciók lebonyolításához.

Amennyiben a költségvetésbe belefér, egy a vezetőnek kialakított helyiség is hasznos lehet, ahol le lehet bonyolítani az üzleti tárgyalásokat és a kollégákkal történő négyszemközti megbeszéléseket.

3. Ha egyszemélyes az iroda

Azoknak, akik egyszemélyes irodát akarnak létrehozni, vagyis tulajdonosként és vezetőként maguk értékesítenek, ugyancsak legalább két különálló helyiségre van szükségük: egyik az ügyféltér, a másik a tárgyaló. Ebben az esetben a mindennapi munkafolyamatok, az időpont egyeztetések és a hideghívások az ügyféltérben zajlanak.

4. Barátságos hangulat

Az előre egyeztetett időpontban vagy a spontán betérő ügyfelek részére olyan miliőt kell teremteni, amelyben kellemesen érzik magukat, és zárkózottságukat „levetve” őszintén Ön elé tárhatják elképzeléseiket, megoldandó problémáikat. Ezért kerülje a hivatali hangulatot árasztó, pultos rendszereket. Ha nincs több helyiség, akkor is hatékonyabb, ha legalább egy tárgyaló sarkot kialakít, ahol nem egymással szemben, hanem egymás mellett ülnek az ügyfelével.

5. Nem drága, de modern bútorok

Soha ne ültesse ajtónak vagy ablaknak háttal a tárgyaló partnerét, mert ez benne szorongást, zárkózottságot okozhat. Javaslom, ne spóroljon az irodabútorok minőségén sem. Az önhöz betérők akarva akaratlanul következtéseket fognak levonni önnel kapcsolatban a berendezési tárgyai láttán. Ha úgy néz ki a tárgyalóasztala és a széke, mintha a nyolcvanas években hagyta volna ott valaki, akkor önt is „elavult” szakembernek fogják tartani. Nem kell hatalmas összegeket beruházni ahhoz, hogy irodája azt kommunikálja, hogy Ön egy sikeres és naprakész szakember.

6. A szükséges technika

A technikai felszereltség sem hanyagolható el, természetesen az alapvető irodai eszközök, mint a számítógép, a fénymásoló, a szkenner és persze a faxos telefon nem hiányozhatnak. Növeli az ügyfelek „komfortérzetét”, ha az általuk kiválasztott ingatlanokat nem a monitor elé görnyedve kell megtekinteniük, hanem egy erre alkalmas, nagy képernyős LCD tévén nézhetik meg a fotókat.

7. Tea vagy hűsítő

Tapasztalatból mondhatom, hogy a legmogorvább ügyfelet is fel lehet oldani azzal, ha megkínálják egy csésze friss, gőzölgő kávéval vagy teával. Forró nyári napokon egy pohár hideg ásványvíz csodákat képes művelni egy tárgyalási szituáció bizalomépítési szakaszában. Egy kávégép, illetve egy ásványvizes automata közvetve eredményezheti egy megbeszélés sikerét, újabb üzletkötés lehetőségét. Érdemes ezeket is beszereznie!

Cserven Gábor
Ingatlanközvetítő-oktató
azingatlankozvetitesgyakorlata.hu